Ubrzajte ispis svojih dokumenata u Izračunku (i van njega)

Iako se u ovom članku prvenstveno radi o ubrzanju ispisa iz Izračunka, na ovaj način možete ubrzati ispis ne samo ponuda i računa iz Izračunka, već i bilo kojih dokumenata koje preuzimate s interneta. I radit će vam imali vi PC s Windowsima ili imali Mac.

Ukratko, radi se o tome da se u Izračunku kada se pritisne na “Ispiši” dobije dokument u PDF-u, kojeg onda tek treba poslati na printer. Da budem precizniji, “dobije” se dokument tako da se preuzme na vlastito računalo (najčešće u folder “Downloads” ili “Preuzimanja”).

Ubrzanje ispisa na Windowsima

Za Windowse smo još 2013. godine napravili program koji “sluša” što dolazi u “Preuzimanja” i kada dođe ponuda ili račun, šalje ih na printer. Dakle, tada stvarno klik na “Ispiši” u Izračunku i ispisuje dokument. I, program 10 godina kasnije i dalje na Windowsima uredno radi.

Program možete preuzeti ovdje: https://www.izracunko.com/blog/rad-u-programu/ubrzanje-ispisa-za-sve-koji-koriste-windowse/ (i saznati kako ga instalirati).

Ukoliko vam treba na sličan način ispisivanje bilo kojih drugih dokumenata, sve što trebate napraviti je promijeniti u njegovim postavkama što “sluša”. Podešen je da sluša ”(izracun|ponuda|ra[čc]un)” ili kad se prevede na naš jezik, kada u “Preuzimanja”dođe dokument koji u svom nazivu ima izračun, ponuda, račun ili racun (i radi se o pdf dokumentu), poslati će ga na printer. Ako želite dodati naziv nekog vašeg dokumenta, samo dodajte nakon ra[čc]un |vašdionaziva. A ako promijenite “(pdf)” u sklopu istog retka u nešto drugo, slušati će (i) drugi tip datoteke. Npr. ako želite da se ispisuje kada dođe pdf ili word dokument, staviti ćete “(pdf|docx)”

Ubrzanje ispisa na Macu

A za naše Mac korisnike, kojih ima najviše među odvjetnicima, sve ove godine nismo imali ništa sličnog. Iako sam i sam korisnik Mac-a već duže vremena, nisam se sjetio kako bi to mogli riješiti (a ni odvjetnici nisu pitali, ne rade se toliko često računi :-).
I onda, prije par tjedana mi padne na pamet da Mac ima izvanredan program pomoću kojeg se svašta može automatizirati (i kojeg duže vremena koristim), a zove se Automator. Program je napravljen s namjerom da omogući automatiziranje različitih radnji kroz vizualno sučelje, dakle programiranje računala bez programiranja.

I tako, krenem isprobati i odmah je radilo. Evo što trebate napraviti da i na vašem Macu proradi automatski ispis dokumenata koje preuzimate s interneta:

1) Pronaći Automator i otvoriti ga
Za pronalaženje bilo čega na Macu koristim kombinaciju tipki Cmd – Space (razmaknica) koja uključuje tzv. Spotlight Search i upisati automator u njega.
Spotllight Search mi je jedna od najkorisnijih stvari na Macu, doslovno sve dokumente pronalazi, po nazivu, sadržaju, tipu, … Kad sam prelazio s Windowsa na Maca, ovo mi je jako puno olakšalo rad, jer nisam morao više pamtiti gdje se koji dokument nalazi da bi došao do njega. U međuvremenu su se Windowsi poboljšali i također imaju mogućnost pretrage dokumenta po sadržaju, međutim na Macu je pretraga i dalje puno bolja. Npr. ima pretpregled dokumenta, tako da mogu zaključiti da li je to taj dokument, bez da ulazim u njega. SpotLight Search također koristim umjesto digitrona kada nešto trebam na brzinu sračunati.

2a) Učitati u Automator dokument s pripremljenom procedurom
Nakon što ste otvorili Automator, imate mogućnost preuzeti dokument kojeg sam napravio, otpakirati ga i otvoriti u Automatoru, nakon čega će vam se svi računi automatski ispisivati. Eventualno trebate podesiti folder kojeg Automator “sluša”, ako se razlikuje od standardnog (slike su niže).
Dokument s procedurom imate ovdje: https://www.izracunko.com/wp-content/uploads/2022/10/Isprintaj_racune.workflow.zip

2b) Samostalno kreirati proceduru
Za samostalno kreirati proceduru, prvo treba kreirati novi workflow tipa “Folder Action”

pa

Nakon što ste kreirali novi workflow, trebate ga podesiti:
1. Odabrati folder Downloads za “slušanje”
2. Reći kakve dokumente treba “slušati” (ja sam odabrao da to budu PDF-ovi i da u nazivu imaju “račun”) pomoću akcije “Filter Finder Items”
3. Odabrati da nakon što se nađu takvi dokumenti se i ispišu pomoću akcije “Print Finder Items”

Finalni rezultat bi trebao izgledati otprilike ovako:

I to je to 🙂 Od sada će vam se računi automatski ispisivati prilikom preuzimanja s interneta.

Bonus: za što još možete koristiti Mac Automator

Ako ste stigli dovde, evo i mali bonus. Automator je alat koji se za svašta može koristiti i meni je značajno ubrzao rad. Evo nekoliko primjera za što još možete koristiti Automator:

Za promjenu veličine (i tipa) većeg broja fotografija odjednom (korisno napraviti prije postavljanja slika na internet stranicu)
Za promjenu naziva većeg broja dokumenata odjednom (korisno kada trebate podesiti redoslijed ili dodati ključne riječi u naziv slike)
Za zatvoriti sve otvorene aplikacije (a možete i neke ostaviti da rade)
Za obavljanje nekih radnji glasom (npr. Ispiši dokument)
Za pretvaranje teksta u zvukovnu datoteku (npr. kada bi radije nešto poslušali nego pročitali – ima i naš jezik)

Naravno, ako vam treba kvalitetan program za izradu ponuda i računa, koji radi na mobitelu, računalu, Windowsima, Mac-u, hrvatskom ili engleskom jeziku, tu je Izračunko, isprobajte ga. 🙂

O autoru

Niki Dešković

Osnivač Izračunka i Internet partner d.o.o. (www.internetpartner.hr), gdje se od 2005. bavi razvojem internet tehnologija za turizam.
Više godina sudjeluje i organizira edukacije o prodaji putem interneta u turizmu u suradnji s Turističkom zajednicom Splitsko-Dalmatinske županije, lokalnim turističkim zajednicama, Gradom Splitom, Ekonomskim Fakultetom Split, Microsoft inovacijskim centrom, Privatnom srednjom školom Wallner te brojnim sajmovima. Licencirani voditelj turističke agencije.