Kako odabrati oznaku (tip) poslovnog procesa pri slanju eRačuna?

Kako odabrati oznaku poslovnog procesa prilikom slanje eRačuna

Od 1.1.2021. potrebno je pri izradi eRačuna primjenjivati EU normu, a ne kao do sada HR normu. To je sa sobom donijelo brojne promjene, ali malo ih je koje su potrebne u svakodnevnom radu.

U našem sustavu već smo implementirali potrebne promjene i ovdje neću ulaziti u tehničke detalje pomoću kojih smo promijenili unutrašnji oblik računa (XML), već ću opisati promjene koje mogu biti značajne svima koji rade eRačune.

Potrebno je odabrati oznaku tipa poslovnog procesa prilikom slanja eRačuna

Norma određuje moguće tipove poslovnog procesa i iako su se u FINA-i jako dobro potrudili opisati ih, uz kvalitetne linijske dijagrame (link na dnu članka), zbog jasnoće sam ih nazvao malo drukčije, a u opisu sam izvukao najbitnije stvari koje morate znati prilikom izdavanja računa određenog tipa:

P1 – Izdavanje računa za isporuke robe i usluga prema narudžbenici, na temelju ugovora
Ukoliko imate ugovor i dobili ste narudžbenicu sa specifikacijom što trebate isporučiti, ovo je tip poslovnog procesa kojeg trebate odabrati.

P2 – Periodično izdavanje računa za isporuke robe i usluga, na temelju ugovora, bez narudžbenice
Ukoliko redovno isporučujete robe i/ili usluge prema ugovoru, odaberite ovaj tip prilikom izdavanja eRačuna. Račun se smije odnositi samo na jedan ugovor.

P3 – Izdavanje računa za isporuke prema samostalnoj narudžbi/narudžbenici, bez ugovora
Ako ste dobili narudžbenicu, a nemate ugovor, onda ovo treba biti vaš odabir. Račun trebate ispostaviti za svaku isporuku.

P4 – Izdavanje računa za predujam (avans)
Na računu ovog tipa bitno je navesti koliko je uplaćeno predujma te koliki je iznos ostao za plaćanje. Iznos za plaćanje se dobija na način da se uplaćeni predujam odbije od ukupnog iznosa za plaćanje. Svaka isporuka treba imati svoj račun, a račun se može odnositi samo na jednu isporuku i na jednu narudžbenicu.

P5 – Izdavanje računa za plaćanje na licu mjesta
U ovoj situaciji na licu mjesta osim uživo može biti i npr. preko telefona, interneta. Plaćanje se odvija prije izdavanja računa npr. karticom. Račun se odnosi na broj računa ili kartice korištene za plaćanje i treba sadržavati plaćeni iznos. Može se odnositi samo na jednu isporuku.

P6 – Izdavanje računa za plaćanje prije isporuke, na temelju narudžbenice
Ovaj tip odabirete ukoliko je dogovoreno da će se i plaćanje i izdavanje računa obaviti prije isporuke. Račun se smije odnositi samo na jednu narudžbenicu.

P7 – Izdavanje računa s referencom na otpremnicu, na temelju narudžbenice
Kada se šalje otpremnica, tada račun treba odražavati njene sadržaj. Račun se može odnositi samo na jednu narudžbenicu i jednu otpremnicu.

P8 – Izdavanje računa s referencom na otpremnicu i primku, na temelju narudžbenice
Ukoliko želite izdati račun tek nakon što je vaš kupac primkom potvrdio što je točno zaprimio, tada odaberite ovaj tip procesa. Račun se može odnositi samo na jednu otpremnicu, primku i narudžbenicu.

P9 – Izdavanje odobrenja ili računa s negativnim iznosima za povrat
Ukoliko je potrebno nadoknaditi kupcu nešto što je vratio (npr. ambalažu), tada se to može napraviti ili u formi odobrenja ili u formi računa s negativnim iznosima. U svakom slučaju, izdano odobrenje/račun sadrži iznos kojeg kupcu treba nadoknaditi. Račun ili odobrenje može se odnositi samo na jednu isporuku, jednu narudžbu, jedan ugovor ili jedan prethodni račun.

P10 – Izdavanje ispravka računa (korektivno fakturiranje), prema izvornom računu
Ukoliko izdani račun nije točan i treba ga ispraviti, to se može napraviti na dva načina:

da se prvo izda odobrenje ili račun s negativnim stavkama koje su identične stavkama na računu kojeg treba ispraviti te da se onda izda ispravljeni račun sa svim pozitivnim stavkama
da se izda ispravljeni račun koji će na sebi imati i negativne stavke koje treba korigirati te koji će imati ukupno točan iznos kojeg treba platiti

Ispravak računa i odobrenje trebaju se odnositi na izvorni račun.

P11 – Izdavanje djelomičnog i završnog računa
Ukoliko prije završne isporuke trebate poslati djelomični (parcijalni) račun, tada je ovo tip poslovnog procesa kojeg trebate odabrati. Često se koristi u građevinskoj industriji. Završni račun se treba odnositi na djelomične račune.

P12 – Samoizdavanje računa
Kada kupac šalje račun prodavatelju, tada se radi o samoizdavanju računa. Samoizdavanje računa može se uvesti samo ukoliko postoji prethodni dogovor između kupca i prodavatelja.

P99:Oznaka kupca – Proces definiran od strane kupca
Kada kupac određuje koji je poslovni proces, a ne vi kao prodavatelj, tada je ovo tip poslovnog procesa kojeg trebate odabrati.

Potrebno je u posebno polje navesti oznaku dokumenta/dokumenata na osnovu kojeg temeljite račun

Mi smo za sada dodali mogućnost unosa broja narudžbenice kao najčešćeg takvog dokumenta, a bude li trebalo, dodati ćemo i druge.

Dokument koji mi je poslužio u izradi članka:

Specifikacija osnovne upotrebe eRačuna (UBL 2.1) (jako dobri linijski hodogrami tipova poslovnih procesa iz ovog članka počinju na stranici 4)

O autoru

Niki Dešković

Osnivač Izračunka i Internet partner d.o.o. (www.internetpartner.hr), gdje se od 2005. bavi razvojem internet tehnologija za turizam.
Više godina sudjeluje i organizira edukacije o prodaji putem interneta u turizmu u suradnji s Turističkom zajednicom Splitsko-Dalmatinske županije, lokalnim turističkim zajednicama, Gradom Splitom, Ekonomskim Fakultetom Split, Microsoft inovacijskim centrom, Privatnom srednjom školom Wallner te brojnim sajmovima. Licencirani voditelj turističke agencije.