Kako slati ponude (i račune) u inozemstvo/strancima?

Kako slati ponude u inozemstvo (strancima)

Najbolje na njihovom jeziku. I u njihovoj valuti.

Ali, nije svejedno kako, jer osim što ponuda/račun trebaju biti razumljivi vašim klijentima, treba voditi računa i o zakonskim propisima koji uređuju kakav treba biti račun za stranog klijenta.

Ajmo redom vidjeti što trebate napraviti.

Što napraviti kako bi vaša ponuda ili račun bili razumljivi strancu?

Da bi vas bolje strani klijenti razumjeli, trebali bi napisati ponudu/račun:

na njihovom jeziku (ili na engleskom koji je široko prihvaćen u poslovnoj komunikaciji) i
u njima poznatoj valuti.

Ukoliko niste sigurni kako prevesti ponudu ili račun, preporučujemo da angažirate prevoditelja, jer da bi prijevod napravili kako treba, treba poznavati i jezik i kontekst. Primjerice, kod nas je ponuda uvijek ponuda, a na engleskom jeziku ponuda može biti offer, estimate, quote, proposal, tender ili bid (a možda ima i još neki izraz kojeg ne znam). Koji izraz će se koristiti ovisi o puno toga (sadržaju ponude, kako je formuliran zahtjev klijenta, …) te vam nekad može zatrebati jedan, a nekad drugi izraz, bez obzira što ćemo mi oba prevesti kao ponuda. Mi smo se u Izračunku odlučili za Offer, jer je u govornom jeziku najčešći izraz, iako bi možda više odgovaralo Quote. Međutim, mi ne možemo znati vaš kontekst, a sami možete promijeniti sve tekstove koji pišu na ponudi i računu.

S obzirom da je hrvatski jezik na računu obavezan, prijevod računa (a i ponuda) možete izvesti tako da sve pišete dvojezično. Npr. “PDV / VAT” ili “Odvjetničke usluge / Attorney Services”.

Što zakonski treba biti na računu za stranog klijenta?

Na računu treba biti vaš PDV broj – upravo zbog toga što je prilikom slanja računa u inozemstvo obavezno staviti PDV broj, preporučujemo da pronađete prostor za njega i da ga uvijek stavljate na račune pa onda ne trebate više razmišljati o tome. PDV broj je jednostavan, ispred vašeg OIB-a, samo treba dodati HR. U našem slučaju u dnu računa piše “PDV broj: HR47012314234”.
Na računu treba biti PDV broj klijenta – ovo je obavezan element računa ako je isporuka proizvoda ili usluga u drugoj zemlji (i naravno, ukoliko klijent nije fizička osoba).
Ako je klijent iz EU, imate obavezu provjeriti da je njegov PDV broj ispravan – to možete napraviti putem internet stranice VIES EU (https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/). Tu provjeru bi trebali napraviti na dan izdavanja računa te isprintati i sačuvati.
Svi iznosi trebaju biti u eurima, a mogu biti i u bilo kojoj drugoj valuti.
Račun treba biti na hrvatskom jeziku (ali može imati i drugi jezik na sebi)
Račun treba imati odgovarajuću napomenu (detaljnije u sljedećoj sekciji)

Potpunu informaciju što sve zakonski treba biti na vašem računu možete saznati u ovom članku: https://www.izracunko.com/blog/racuni/sto-treba-biti-na-racunu-kojeg-izdaje-hrvatski-poduzetnik/

Kako obračunati PDV i koju napomenu staviti na račun?

S obzirom da ima dosta izuzetaka za obračun PDV-a kod izvoza, molim da se konzultirate s knjigovođom da li se ovi najčešći slučajevi opisani niže odnose i na vaš slučaj (ili proučite zakone).

PDV na računu treba biti obračunat po srednjem tečaju HNB-a (ukoliko vam je račun u više valuta)
U slučaju da isporučujete usluge poreznim obveznicima u inozemstvu, na ponudi/računu ne obračunavate PDV, već trebate staviti napomene “Ne podliježe oporezivanju prema čl. 17. st. 1 Zakona o PDV-u” i “Prijenos porezne obaveze / Reverse charge”
U slučaju da isporučujete usluge osobi iz inozemstva koja nije porezni obveznik, na ponudi/računu trebate obračunati PDV i obračunavate ga prema tome koliki je u zemlji isporuke (i trebate se tamo prijaviti da to radite). Međutim, ukoliko se radi o uslugama iz članka 24 Zakona o PDV-u (https://www.zakon.hr/z/1455/Zakon-o-porezu-na-dodanu-vrijednost) i o osobi izvan EU, tada ne obračunavate PDV, već stavljate napomenu “Ne podliježe oporezivanju prema čl. 24. st. 1. Zakona o PDV-u”.
U slučaju da isporučujete dobra u inozemstvo, tada najvjerojatnije također nećete obračunati PDV, već ćete staviti odgovarajuću napomenu. S obzirom da ovdje postoje razne iznimke, preporučujem da proučite Zakon o PDV-u, članak 41 (isporuke u EU – “Isporuka je oslobođena PDV-a sukladno čl. 41. st. 1. t. a. Zakona o PDV-u”), članak 45 (isporuke van EU te ukoliko prevozite dobra, pripadajuće pomoćne usluge – “Isporuka je oslobođena PDV-a sukladno čl. 45 st. 1. Zakona o PDV-u čl. 108 st. 1. Pravilnika o PDV-u.”) i članak 13 (isporuke u EU s montažom – “Ne podliježe oporezivanju PDV-om prema čl. 13. st. 4. Zakona o PDV-u”).

Za kraj oko obračuna PDV-a, možda da napomenem jednu posebnu situaciju, a ta je da kod isporuke digitalnih usluga unutar EU osobama koje nisu porezni obveznici se kao mjesto isporuke smatra zemlja odakle je vaš klijent te vam se najvjerojatnije korisno prijaviti se za mini one stop shop (MOSS – https://europa.eu/youreurope/business/taxation/vat/vat-digital-services-moss-scheme/ ) kako bi prijavom na jednom mjestu mogli uredno isporučivati usluge u svim zemljama EU. U suprotnom se trebate prijaviti u svakoj zemlji u kojoj isporučujete usluge.

Kako vam Izračunko može pomoći u slanju ponuda i računa strancima?

U Izračunku smo prijevode riješili na dva načina.

Sve što je vidljivo pri ispisu ponude/računa preveli smo na 10 jezika (engleski, francuski, njemački, španjolski, talijanski, češki, poljski, madžarski, srpski – latinica i hrvatski) i vi možete odabrati jedan od gotovih prijevoda da se tako ispiše vaš dokument. Sve što trebate napraviti je u postavkama ponude/računa odabrati željeni jezik dokumenta.
Sve što piše na ponudama i računima, a niste sami unijeli kao npr. stavke, možete sebi podesiti dvojezično unutar “Postavki ispisa”. A možete nam se i javiti pa ćemo vam mi podesiti sve dvojezično pa poslije samo možete promijeniti ako vam nešto drugačije odgovara. Evo primjera od jednih naših klijenata koji dosta rade s inozemstvom te sve ispisuju dvojezično:

Vjerojatno ste primijetili da postoji i hrvatski prijevod. To nije greška, jer ukoliko radite dosta s inozemstvom i podesili ste sebi da se sve ispisuje dvojezično kao u gornjem primjeru, ako vam zatreba ponuda ili račun na hrvatskom, kada odaberete jezik dokumenta “hrvatski“, ispisati će se dokument koji je samo na hrvatskom.

Isto tako, promjenom valute klijenta, na dokumentu će se ispisati iznosi i u toj valuti. A u postavkama ponude/računa možete odrediti koliki tečaj želite da se obračuna. Zbog zakonskog zahtjeva da PDV bude prema srednjem tečaju HNB-a na računima, to je tečaj koji bi trebao biti na računu s više od jedne valute.

Ukoliko vam neka valuta ili jezik nedostaju za vaše klijente, javite, dodat ćemo.

O autoru

Niki Dešković

Osnivač Izračunka i Internet partner d.o.o. (www.internetpartner.hr), gdje se od 2005. bavi razvojem internet tehnologija za turizam.
Više godina sudjeluje i organizira edukacije o prodaji putem interneta u turizmu u suradnji s Turističkom zajednicom Splitsko-Dalmatinske županije, lokalnim turističkim zajednicama, Gradom Splitom, Ekonomskim Fakultetom Split, Microsoft inovacijskim centrom, Privatnom srednjom školom Wallner te brojnim sajmovima. Licencirani voditelj turističke agencije.